Simulan sa pagtatakda ng cut-off at petsa ng pasahod, pagkatapos ay ang time record, ang batayang sahod na hindi mababa sa minimum wage, ang mga premium at overtime, ang mga deduction na pinapayagan lamang, at ang payslip. Panghuli, ang buwanang remittance sa SSS, PhilHealth at Pag-IBIG at ang withholding sa BIR. Isang spreadsheet ang sapat sa simula.
Hindi mo kailangan ng mamahaling software para sa tatlong empleyado. Ang kailangan mo ay isang paulit-ulit na proseso na hindi nagbabago bawat buwan. Ganito ito binubuo.
Hakbang Isa: Ang Kalendaryo
Magtakda ng cut-off at ng petsa ng pasahod at huwag na itong baguhin. Sa ilalim ng Labor Code, ang sahod ay dapat ibigay nang hindi bababa sa dalawang beses sa isang buwan na may pagitan na hindi hihigit sa labing-anim na araw. Ilagay ang dalawang petsang ito sa kontrata at sa handbook.
Hakbang Dalawa: Ang Time Record
Kailangan mo ng patunay ng aktuwal na oras ng trabaho. Puwedeng logbook na pinipirmahan, puwedeng biometric, puwedeng app. Ang mahalaga ay ang empleyado mismo ang nagtatala at may paraan siyang makita ito. Ito ang batayan ng overtime, ng late, at ng absent.
Hakbang Tatlo: Ang Pagkuwenta
- Batayang sahod — hindi mababa sa minimum wage ng rehiyon mo;
- Overtime at night shift differential kung mayroon;
- Premium sa rest day, special day at regular holiday; at
- Deduction — SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, withholding tax, at loan amortization.
Mahalagang tandaan: hindi lahat ng kaltas ay pinapayagan. Ang pagbawas para sa nasirang gamit, nawalang paninda, o kulang na cash ay may mahigpit na kondisyon sa batas at karaniwang kailangan ng nakasulat na pahintulot at ng patunay ng pananagutan ng empleyado.
Hakbang Apat: Ang Papel
Sa bawat pasahod, gumawa ng payroll sheet at ng payslip kada empleyado. Kung cash ang bayad, magpapirma sa payroll sheet. Itago ang dalawa sa lugar ng trabaho.
Hakbang Lima: Ang Buwanang Bahagi
Isang beses sa isang buwan, i-remit ang SSS, PhilHealth at Pag-IBIG kasama ang kanilang listahan, at asikasuhin ang withholding sa sahod — sa BIR mismo ang tamang tanungan ng porma at petsa. Gawin itong iisang gawain sa isang nakatakdang araw para hindi malimutan.
Praktikal na Payo
- Isang spreadsheet na may isang tab kada buwan ang sapat sa simula;
- huwag isabay sa personal mong account ang pera ng payroll;
- maglaan bawat buwan para sa 13th month pay at para sa mga leave; at
- kapag umabot na sa sampung empleyado, panahon nang isipin ang pag-upa ng taong tanging gawain ay ito.
Ang layunin ng payroll system ay hindi lang tamang bilang. Ito ay ang kakayahan mong sagutin sa loob ng isang oras ang tanong na “magkano ang natanggap ng empleyadong ito noong Marso ng nakaraang taon at bakit ganoon?” Kapag kaya mong sagutin iyon nang may papel, wala kang dapat katakutan sa anumang inspeksiyon o reklamo.
Frequently Asked Questions
Ilang beses sa isang buwan dapat magpasahod? Ang sahod ay dapat ibigay nang hindi bababa sa dalawang beses sa isang buwan, na may pagitan na hindi hihigit sa labing-anim na araw. Ilagay ang dalawang petsa sa kontrata at sundin ito nang tuloy-tuloy.
Puwede bang bawasan ang sahod dahil sa nasirang gamit? May mahigpit na kondisyon ang batas sa ganitong kaltas. Karaniwang kailangan ng nakasulat na pahintulot ng empleyado at ng patunay na siya nga ang may pananagutan, at hindi ito puwedeng gawing awtomatiko.
Kailangan ba ng biometric na time record? Hindi ito hinihingi ng batas. Puwedeng logbook, spreadsheet o app basta't tunay na naitatala ang oras ng pasok at labas at may paraan ang empleyado na makita ang sariling rekord.
Kailan ko kailangan ng payroll software? Kapag ang oras na inuubos mo sa pagkuwenta ay mas mahal na kaysa sa gastos ng sistema, o kapag ang bilang ng empleyado ay nagpapadali na ng pagkakamali. Sa tatlo o apat na tao, sapat pa ang isang maayos na spreadsheet.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung gusto mong maitayo nang tama ang payroll ng negosyo mo bago pa lumaki ang koponan, matutulungan ka naming suriin ang sistema ninyo. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.