Kapag rehistrado ka sa BIR bilang self-employed o propesyonal, obligado kang mag-isyu ng resibo o invoice sa bawat bayad na natatanggap mo — kahit online ang kliyente at kahit nasa ibang bansa siya. Ang dokumento ay dapat mula sa rehistradong serye mo, may pangalan ng kliyente, petsa, paglalarawan ng serbisyo at halaga. Puwedeng ipadala ang malinaw na kopya nito nang digital, pero ang serye at ang tala ay dapat nasa iyong libro.
Karaniwang tanong ito ng freelancer na ang lahat ng kliyente ay nasa chat at ang bayad ay dumadating sa e-wallet. Hindi nawawala ang obligasyon dahil lang walang harapan.
Kailan Ka Mag-i-isyu
Sa bawat pagtanggap ng bayad. Hindi kailangang hintayin ang katapusan ng buwan o ang paghingi ng kliyente. Kung tuloy-tuloy ang proyekto at may hulugan ang bayad, may dokumento sa bawat hulog — hindi isa lang sa dulo.
- Bayad mula sa lokal na kliyente — ibigay ang dokumento kahit hindi nila hinihingi;
- Bayad mula sa dayuhang kliyente — kailangan pa rin ng tala; ang kita mula sa serbisyong ginawa sa Pilipinas ay may buwis kahit dayuhan ang nagbayad; at
- Bayad sa pamamagitan ng platform — tingnan kung may kinaltas na buwis at humingi ng katibayan nito.
Ano ang Nakasulat Dito
Ang buong pangalan mo o ang trade name, ang address at TIN na nasa rehistro mo, ang serye ng numero, ang petsa, ang pangalan ng kliyente, ang paglalarawan ng serbisyo, at ang halaga. Kung may kinaltas na buwis ang kliyente, isulat ang buong halaga bago ang kaltas at banggitin ang kaltas — ito ang magiging batayan mo kapag inangkin mo ito bilang kredito sa taunang return.
Digital na Kopya
Karaniwan nang ipinapadala ang malinaw na larawan o scan ng dokumento sa email o chat, at tinatanggap ito ng maraming kliyente. Ang mahalaga ay totoo ang orihinal, mula sa rehistradong serye mo, at naitala sa libro. Kung mas maayos na sistema ang kailangan mo dahil daan-daan ang transaksyon, may proseso ng aprubasyon ang BIR para sa elektronikong paglalabas — hindi ito basta ginagawa sa sariling template.
Kapag Walang Hinihinging Resibo ang Kliyente
Ito ang pinakamalaking tukso sa freelancing. Nagbabayad ang kliyente sa e-wallet, walang humihingi ng papel, at parang walang nakakakita. Pero ang mga bayad na iyon ay may bakas — nasa bank record, nasa platform, at minsan nasa tala ng kliyente na nagdeklara ng gastos sa pangalan mo.
Kapag lumitaw ang bakas at wala kang katumbas na deklarasyon, ikaw ang magpapaliwanag ng agwat. Mas mahirap ito kaysa sa simpleng pag-isyu ng dokumento sa araw ng bayad. At kung may pangarap kang mag-loan, mag-visa, o bumili ng bahay, ang deklaradong kita ang tanging bilang na makikita nila — hindi ang totoong laki ng kinikita mo.
Praktikal na Payo
- Maglagay ng simpleng talaan ng serye: numero, petsa, kliyente, halaga — sampung minuto lang kada linggo;
- Huwag mag-isyu nang paurong ng petsa para pagkasyahin sa ibang taon — ito ang uri ng bagay na madaling matukoy;
- Kung may kanselang dokumento, huwag itapon — markahang kansela at itago ang lahat ng kopya.
Frequently Asked Questions
Kailangan ko bang mag-isyu ng resibo sa dayuhang kliyente? Oo. Ang kita mula sa serbisyong ginawa mo sa Pilipinas ay may buwis kahit nasa ibang bansa ang nagbayad, at kailangan ng tala nito sa libro mo.
Puwede bang digital na kopya lang ang ipadala ko? Puwedeng ipadala ang malinaw na kopya, basta ang orihinal ay mula sa rehistradong serye mo at naitala sa libro.
Paano kung hindi humihingi ng resibo ang kliyente? Obligado ka pa ring mag-isyu at magtala. Ang obligasyon ay sa batas, hindi sa kagustuhan ng kliyente.
Ano ang gagawin ko sa resibo kapag may kinaltas na buwis ang kliyente? Isulat ang buong halaga at ang kaltas, at humingi ng katibayan ng kinaltas na buwis. Magagamit mo ito bilang kredito sa taunang return mo.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung freelancer ka at gusto mong maging maayos ang resibo at tala mo bago pa dumating ang unang tanong ng BIR, matutulungan ka namin sa tamang setup. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.