Kunin sa unang araw ang SSS number, PhilHealth Identification Number, Pag-IBIG MID number at TIN ng bagong empleyado. Isumite ang employment report sa SSS, ang report of employee-members sa PhilHealth, at ang membership registration sa Pag-IBIG. Isama siya sa unang collection list at remittance report pagkatapos ng unang payroll niya.
Ang unang araw ng bagong empleyado ay hindi lang oryentasyon at pagkilala sa koponan. May listahan ng papel na kung hindi mo kukunin ngayon, mahirap nang habulin sa susunod na buwan.
Ang Kunin sa Unang Araw
- SSS number — kung wala pa siya, siya ang mag-a-apply, pero hindi ito dapat lumipas ng ilang araw;
- PhilHealth Identification Number;
- Pag-IBIG MID number;
- TIN at ang porma ng withholding na hinihingi ng BIR — sa BIR mismo ang tamang tanungan kung anong porma ang kasalukuyang ginagamit; at
- Kopya ng ID, birth certificate at, kung may asawa at anak, ang kanilang detalye para sa mga benepisyo at dependent.
Ang Mga Isusumite
Iba-iba ang pangalan ng porma sa bawat ahensiya, pero iisa ang layunin: ipaalam na may bagong tao sa payroll mo simula sa isang tiyak na petsa.
- SSS — employment report na naglilista ng bagong empleyado at ng petsa ng pagsisimula;
- PhilHealth — report ng employee-members;
- Pag-IBIG — membership registration o pag-update ng listahan ng empleyado; at
- DOLE — walang bawat-empleyadong ulat, pero dapat lumabas siya sa payroll at sa employment records na titingnan sa inspeksiyon.
Ang Karaniwang Pagkakamali
Ang pinakakaraniwan ay ang paghihintay hanggang matapos ang probationary period bago iulat ang empleyado. Walang batayan ito sa batas — ang coverage ay nagsisimula sa unang araw ng trabaho, hindi sa pagiging regular. Kapag nagkasakit o nanganak ang empleyado habang hindi pa siya naiuulat, sa iyo babalik ang halaga ng benepisyong hindi niya natanggap.
Ang pangalawa ay ang paggamit ng maling petsa ng pagsisimula para itugma sa unang buwan ng bayad. Ang tamang petsa ay ang unang araw na siya ay nagtrabaho.
Praktikal na Payo
- Gumawa ng isang pahinang onboarding checklist at gamitin ito sa bawat bagong pasok;
- gawing kundisyon ng pagsisimula ang pagbibigay ng apat na numero;
- i-file ang kopya ng kontrata, ng mga numero at ng ID sa isang folder kada empleyado; at
- gawin din ang kabaligtaran kapag may umalis — iulat ang paghinto para hindi ka sisingilin sa taong wala na sa iyo.
May isa pang benepisyo ang maayos na onboarding na hindi agad nakikita. Kapag kumpleto at tama ang rekord mula sa unang araw, mas madali ang lahat ng susunod: ang pagkuwenta ng final pay kapag umalis siya, ang pagsagot sa reklamo kung sakaling magkaroon, at ang pagpapakita sa inspektor ng DOLE na alam mo ang ginagawa mo. Ang isang folder kada empleyado ang pinakamurang insurance ng isang maliit na negosyo.
Frequently Asked Questions
Kailan dapat iulat ang bagong empleyado? Sa lalong madaling panahon mula sa unang araw ng trabaho. Ang coverage ay nagsisimula sa aktuwal na pagsisimula ng trabaho, hindi sa pagkatapos ng probationary period.
Paano kung wala pang SSS number ang bagong empleyado? Siya ang mag-a-apply ng sariling numero, pero hindi ito dapat magtagal. Karaniwang ginagawa itong bahagi ng onboarding checklist para hindi maantala ang unang remittance.
Kailangan ko bang iulat ang empleyadong umalis? Oo. Kung hindi mo iuulat ang paghinto, mananatili siyang aktibo sa listahan mo at maaari kang patuloy na singilin para sa isang taong wala na sa negosyo mo.
Kailangan bang iulat ang probationary na empleyado? Oo. Walang pagkakaiba ang probationary at regular pagdating sa coverage sa SSS, PhilHealth at Pag-IBIG. Nagsisimula ito sa unang araw ng trabaho.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung gusto mong maayos ang onboarding at rekord ng mga empleyado mo bago pa may dumaang inspektor, matutulungan ka naming ihanda ito. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.