Walang legal na conversion switch. Ang ginagawa ay nagtatayo ka ng bagong korporasyon sa SEC, inililipat dito ang mga asset, kontrata at empleyado ng dating negosyo, kumukuha ng bagong permit at rehistro sa BIR, at pagkatapos ay pormal na isinasara ang sole proprietorship sa DTI at sa LGU.
Lumaki ang negosyo. May mga kliyente nang humihingi ng kontrata sa pangalan ng kompanya, at hindi ka na komportableng nakasalalay ang bahay mo sa bawat transaksiyon. Panahon na para mag-incorporate. Pero tandaan: hindi ito pagpapalit ng pangalan — dalawang magkaibang entity ang pinag-uusapan.
Ang Tamang Pagkakasunod
- Itayo muna ang bagong entity — magparehistro ng korporasyon o OPC sa SEC habang buhay pa ang lumang negosyo;
- Ilipat ang mga asset — kagamitan, imbentaryo, sasakyan at iba pa, sa pamamagitan ng malinaw na deed of assignment o deed of sale patungo sa korporasyon;
- I-assign o i-renew ang mga kontrata — lease, supply agreement at kliyente. Marami sa mga ito ay nangangailangan ng pahintulot ng kabila;
- Kumuha ng sariling permit ang korporasyon — barangay clearance, mayor's permit at rehistro sa BIR sa sarili nitong pangalan; at
- Isara nang maayos ang luma — kanselahin ang DTI business name, kumuha ng retirement certificate sa LGU, at ayusin ang huling obligasyon sa BIR.
Ang Mga Empleyado
Ito ang pinaka-madalas na nakakalimutan. Sa mata ng batas, bagong employer ang korporasyon. Dalawa ang karaniwang landas: ipagpatuloy ang serbisyo nang may pagkilala sa nakaraang taon ng paglilingkod, o tapusin nang maayos ang dating trabaho at magbayad ng final pay bago mag-hire muli. Ang unang landas ang karaniwang mas patas at mas ligtas, pero dapat itong nakasulat — kung hindi, magkakagulo sa pagkuwenta ng separation o retirement pay sa hinaharap. Kailangan ding magparehistro ang korporasyon bilang bagong employer sa SSS, PhilHealth at Pag-IBIG.
Ang Mga Kadalasang Pagkakamali
- Paggamit ng lumang resibo at lumang bank account pagkatapos mabuo ang korporasyon;
- hindi paglilipat ng lease, kaya nasa pangalan pa rin ng indibidwal ang lugar;
- paghahalo ng pera ng kompanya at ng pamilya — ito mismo ang bumubura sa proteksiyong ipinaglaban mo; at
- hindi pagsasara ng lumang rehistro, kaya may nagpapatuloy na obligasyon sa LGU at BIR sa isang negosyong wala nang operasyon.
Praktikal na Payo
Gawin ang paglipat sa simula ng taon o sa simula ng isang quarter. Mas malinis ang hati ng rekord, mas madali ang huling ulat ng lumang negosyo, at mas madaling ipaliwanag ang lahat kapag may inspeksiyon. Gumawa rin ng isang simpleng talaan ng lahat ng lugar kung saan lumalabas ang lumang pangalan — kontrata, resibo, karatula, account, lisensiya — at tsekan ito habang inililipat, dahil ang mga naiiwang butas ang siyang bumabalik bilang problema pagkalipas ng taon.
Frequently Asked Questions
Awtomatiko bang napupunta sa korporasyon ang mga kontrata ko? Hindi. Ang mga kontrata ay nakapangalan sa iyo bilang indibidwal. Kailangang i-assign o gawing bago ang mga ito sa pangalan ng korporasyon, at madalas ay kailangan ang pahintulot ng kabilang partido.
Kailangan ko bang tanggalin muna ang mga empleyado ko? Hindi kailangang tanggalin kung ipagpapatuloy ninyo ang kanilang serbisyo sa ilalim ng korporasyon, pero dapat malinaw at nakasulat kung kinikilala ang mga nakaraang taon ng paglilingkod para sa mga benepisyo.
Puwede ko bang gamitin ang parehong pangalan sa korporasyon? Kadalasan oo, kung walang ibang nakarehistro ng katulad na pangalan sa SEC. Kailangan lang idagdag ang tamang suffix gaya ng Inc., Corp., o OPC.
Kailangan bang isara ang sole proprietorship agad? Hindi kinakailangang sabay na sabay, pero huwag itong ipagpaliban. Ang bukas na rehistro ay patuloy na nagbubunga ng obligasyon sa LGU at BIR kahit wala nang operasyon.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung nagpaplano kang mag-incorporate at gusto mong walang maiwang butas sa asset, kontrata at empleyado, matutulungan ka naming planuhin ang paglipat. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.