Ang notarization ay tungkol sa pirma at pagkakakilanlan, hindi sa laman. Kaya kahit wasto ang notarization, ibinabalik pa rin ang dokumento kung mali ang porma, kulang ang detalye, luma na ang petsa, hindi tugma ang pangalan sa ID, hindi kumpleto ang mga numero sa dulo, o kung may sariling pormang hinihingi ang ahensya. Tanungin muna sila bago magpa-notaryo.
Nagbayad ka na, pumila ka na, at may selyo na ang papel — pero ibinalik pa rin. Ang unang pakiramdam ay pang-iinis. Ang katotohanan ay may lohika sa likod nito, at halos palaging maiiwasan.
Ang Pangunahing Dahilan
Ito ang ugat ng halos lahat: hindi tinitingnan ng notaryo ang laman. Ang pinatutunayan niya ay humarap ka, kilala ka niya sa pamamagitan ng ID, at kusa mong pinirmahan. Kung ang laman ay kulang o mali sa mata ng ahensya, hindi ito nasosolusyunan ng selyo.
Ang Pitong Karaniwang Dahilan
- Maling uri ng dokumento — SPA ang hinihingi pero authorization letter ang dala;
- Kulang ang detalye — walang numero ng account, titulo, o transaksyon;
- Luma na ang petsa — may sariling patakaran ang bawat opisina;
- Hindi tugma ang pangalan sa ID o sa kanilang tala;
- Kulang ang doc, page, at book number o walang selyo;
- May sariling porma ang ahensya na hindi ginamit; at
- Photocopy lang ang dala at orihinal ang hinihingi.
Ang Hindi Pantay na Patakaran
Isang bagay na nakakabigla sa marami: hindi pare-pareho ang tanggapan. Ang tinanggap sa isang sangay ay maaaring tanggihan sa iba, at ang tinanggap noong nakaraang taon ay maaaring may bagong porma na ngayon. Hindi ito kapritso — may sariling panloob na tuntunin ang bawat institusyon at sila ang mananagot sa kanilang pagtanggap.
Kaya ang tanong na dapat mong itanong ay hindi “puwede ba ito?” kundi “ano po ang tinatanggap ninyo?” Ang una ay nag-aanyaya ng opinyon; ang ikalawa ay humihingi ng listahan.
Kapag Hindi Nila Sinasabi ang Dahilan
Ang pinakanakakabigo ay ang “hindi po puwede” na walang paliwanag. May dalawang epektibong tugon dito. Una, humingi ng nakasulat: “Puwede po bang ipasulat ninyo kung ano ang kulang?” Mas maingat ang sagot kapag nakasulat. Ikalawa, humingi ng listahan ng requirements sa halip na tanungin kung tama ang dala mo — mas madaling magbigay ng listahan kaysa maghatol sa dokumento mo. Sa dalawa, makakauwi ka nang may malinaw na susunod na hakbang.
Paano Ito Maiiwasan
- Tumawag o magtanong bago magpa-notaryo, hindi pagkatapos;
- Humingi ng nakasulat na listahan ng requirements;
- Itanong kung may sariling porma at kung ilang kopya ang kailangan;
- Ipakita ang draft kung papayag sila;
- Magdala ng dagdag na notaryadong kopya at ng orihinal mong ID sa araw ng pagsusumite.
Frequently Asked Questions
Puwede ko bang ipilit na tanggapin nila ang dokumento ko? Kung ang hinihingi nila ay bahagi ng kanilang patakaran o ng batas, wala kang mapipilit. Ang mas mabisang hakbang ay humingi ng malinaw na listahan ng kulang at kumpletuhin ito.
Bakit iba ang sinabi ng ibang counter? Nangyayari ito sa malalaking tanggapan. Humingi ng nakasulat na listahan o ng pangalan ng nagsabi, para hindi ka umikot sa magkasalungat na sagot.
Kailangan bang bagong notaryado palagi? Depende sa patakaran ng tumatanggap. Maraming opisina ang may sariling takda kung gaano kabago dapat ang dokumento, kaya itanong ito bago ka gumastos ng bagong notarization.
Ano ang gagawin kung tapos na ang deadline ko? Sabihin agad sa tanggapan ang sitwasyon at itanong kung may paraan ng maagang pagsusumite habang kinukumpleto ang kulang. Mas mabuti ang maagang pag-abot kaysa sa paliwanag pagkatapos.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung paulit-ulit nang ibinabalik ang dokumento mo sa isang ahensya, matutulungan ka naming alamin kung ano talaga ang kulang. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.