Ang board resolution ay ang pormal na desisyon ng lupon ng isang korporasyon. Ang secretary's certificate ay ang notaryadong sertipikasyon ng corporate secretary na nagsasabing may ganoon ngang resolusyon at ito ang laman nito. Magkasama, ipinapakita ng dalawa na may awtoridad ang taong pipirma para sa kompanya — at ito ang hinahanap ng bangko, ahensya, at Registry of Deeds.
Kompanya ang kaharap mo sa transaksyon, at isang tao ang pumipirma. Paano mo malalaman na may awtoridad nga siya?
Ang Batayang Ideya
Ang korporasyon ay may sariling pagkatao na hiwalay sa mga taong nagpapatakbo nito. Hindi ito basta pumipirma — kumikilos ito sa pamamagitan ng lupon ng mga direktor, at ang lupon ang nagbibigay ng awtoridad sa isang tao para kumatawan sa kompanya.
Ang pormal na desisyong iyon ay ang board resolution. Ang katibayang may ganoon ngang desisyon ay ang secretary's certificate.
Ano ang Nakasulat Doon
- Ang pangalan ng korporasyon at ang petsa ng pulong ng lupon;
- Ang pahayag na may quorum at wastong naganap ang pulong;
- Ang eksaktong resolusyon — ano ang pinapayagan;
- Ang pangalan at posisyon ng taong binibigyan ng awtoridad;
- Ang saklaw ng awtoridad — hanggang saan siya puwedeng pumirma; at
- Ang pirma ng corporate secretary at ang notarization.
Ang pagkakaiba ng dalawa ay ganito: ang board resolution ay ang desisyon mismo, at nasa loob ito ng talaan ng kompanya. Ang secretary's certificate ay ang opisyal na paglalahad nito sa labas — para hindi na kailangang ipakita ng kompanya ang buong minutes ng kanilang pulong sa bawat kausap.
Kailan Ito Hinihingi
Halos sa bawat transaksyong may bigat: sa pagbubukas at paggalaw ng bank account, sa pagbili at pagbebenta ng ari-arian, sa pagkuha ng utang, sa mga aplikasyon sa ahensya, at sa paglahok sa kaso. Sa mga transaksyong may lupa, tinitingnan ito ng Registry of Deeds bago maipatala ang paglipat.
Sa mga transaksyong paulit-ulit, karaniwang may nakatakdang awtoridad na ibinibigay ang lupon sa mga opisyal — hindi na kailangan ng bagong resolusyon sa bawat maliit na transaksyon. Ang hinihingi lang ay ang sertipikasyong nagpapatunay na saklaw ng nakatakdang awtoridad na iyon ang ginagawa nila ngayon.
Kung Ikaw ang Kabilang Panig
Kung ikaw ang haharap sa isang kompanya, ito ang hihingin mo bago pumirma:
- Ang secretary's certificate na kamakailan lang at notaryado;
- Tingnan kung tugma ang pangalan ng pumipirma sa nakasulat doon;
- Tingnan kung saklaw ng awtoridad ang aktuwal na transaksyon — hindi lang ang uri kundi ang halaga;
- Humingi rin ng kopya ng ID ng pumipirma; at
- Kung malaki ang halaga, i-verify ang kompanya sa tanggapang nagrerehistro nito.
Frequently Asked Questions
Kailangan bang notaryado ang secretary's certificate? Karaniwang oo, dahil ito ay sinumpaang sertipikasyon ng corporate secretary. Halos lahat ng bangko at tanggapan ay humihingi ng notaryadong bersyon.
Ano ang mangyayari kung pumirma ang walang awtoridad? Maaaring hindi matalian ang korporasyon sa transaksyon, at ang pumirma ang maaaring managot nang personal. Kaya mahalagang tingnan ito bago pumasok sa kasunduan.
Gaano kabago dapat ang secretary's certificate? Walang isahang panuntunan, pero halos lahat ng tumatanggap ay may sariling takda. Karaniwang mas gusto nila ang kamakailan lang inilabas dahil maaaring nagbago ang lupon.
Kailangan ba nito ang isang solong nagmamay-ari na negosyo? Hindi. Ito ay para sa korporasyon na kumikilos sa pamamagitan ng lupon. Sa solong nagmamay-ari, ang may-ari mismo ang pumipirma, at ang kailangan ay ang kanyang ID at ang rehistro ng negosyo.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung may transaksyon kang kaharap na kompanya at gusto mong sigurado ang awtoridad ng pumipirma, matutulungan ka naming suriin ito. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.