Hindi nawawala ang bisa ng dokumento kapag pumanaw o hindi na maabot ang notaryo. Ang mga notaryo ay obligadong magsumite ng kopya ng kanilang mga notaryadong dokumento at tala sa tanggapan ng korteng nagbigay ng kanilang komisyon, kaya doon ang unang hihingian ng kopya. Kung wala roon, may iba pang paraan ng pagpapatunay sa pamamagitan ng saksi at ng iba pang ebidensya.
Lumang deed ito — dalawampung taon na. Pumanaw na ang notaryo, sarado na ang opisina niya, at kailangan mo ngayong patunayan na tunay ang dokumento. Hindi ito dead end.
Bakit Hindi Ito Nawawala
Ang notarization ay hindi nakadepende sa patuloy na buhay ng notaryo. Isang beses itong nangyari, at may opisyal na tala nito. Bahagi ng tungkulin ng bawat notaryo ang pagsusumite ng kopya ng kanyang mga notaryadong dokumento at tala sa tanggapan ng korteng nagbigay ng kanyang komisyon.
Kaya ang dokumentong wastong ni-notaryo noon ay nananatiling public document ngayon. Ang tanong ay hindi kung may bisa pa — kundi saan hahanapin ang kopya at ang tala.
Saan Hahanapin
- Sa tanggapan ng Clerk of Court ng Regional Trial Court na may saklaw sa lugar kung saan may komisyon ang notaryo;
- Sa Registry of Deeds kung ito ay dokumentong may kinalaman sa lupa at naiparehistro;
- Sa ahensyang tumanggap nito noon — bangko, kompanya, o tanggapan ng gobyerno;
- Sa ibang partido sa transaksyon, na maaaring may sariling kopya; at
- Sa mga tanggapang nag-iingat ng napakalumang talaan, kung ito ay may ilang dekada na.
Ang tutulong sa paghahanap ay ang apat na numero sa dulo ng kopya mo — doc, page, book, at ang taon — kasama ang pangalan ng notaryo.
Kung Wala Talagang Kopya
May paraan pa rin, mas mabigat lang ang pasanin. Kapag napatunayan mong umiral ang orihinal at hindi ito mahanap sa kabila ng makatwirang paghahanap, maaaring tanggapin ang ibang ebidensya ng laman nito: ang photocopy, ang testimonya ng taong nakabasa nito, at ang mga dokumentong sumusuporta sa pag-iral nito — resibo, tala ng buwis, o talaan ng pagpaparehistro.
Mahalagang tandaan na hindi ito karera laban sa oras sa lahat ng pagkakataon. Kung ang dokumento ay nairehistro na noon — halimbawa, deed na naging batayan ng bagong titulo — ang pinakamatibay mong patunay ay hindi ang notaryo kundi ang mismong tala ng pagpaparehistro. Doon ka magsimula. Ang paghahanap sa notarial archives ay mas mahalaga kapag ang dokumento ay hindi naman naparehistro kahit saan: kasunduan sa pagitan ng dalawang tao, waiver, o affidavit.
Praktikal na Payo
- Magsimula sa pinakamalapit na tala: kung nakarehistro sa lupa, doon ang unang punta;
- Dalhin ang kopya mo kahit photocopy lang — ang numero ang susi sa paghahanap;
- Humingi ng certified true copy, hindi lang basta photocopy;
- Kung mahalaga ito sa isang kaso, huwag mag-isang subukan — may tamang paraan ng paghahain ng ganitong patunay sa korte.
Frequently Asked Questions
Kailangan bang buhay ang notaryo para valid ang dokumento? Hindi. Ang notarization ay tapos na sa araw na ginawa ito. Ang pagpanaw ng notaryo ay hindi bumabawi sa nangyari nang wasto noon.
Sino ang may hawak ng mga tala ng pumanaw na notaryo? Isinusumite ang mga kopya at tala sa tanggapan ng korteng nagbigay ng komisyon. Doon ang unang hihingian ng kopya, at doon din maaaring itanong kung saan naitabi ang mas lumang talaan.
Puwede bang photocopy na lang ang gamitin sa korte? May panuntunan kung kailan tinatanggap ang kopya kapalit ng orihinal. Kailangang maipakita na umiral ang orihinal at hindi ito matagpuan sa kabila ng makatwirang paghahanap.
Ano ang gagawin kung wala na rin sa korte ang tala? Kailangan nang gumamit ng ibang ebidensya para patunayan ang pag-iral at laman ng dokumento. Sa ganitong yugto, mas mabuting may gumabay sa iyo dahil may tamang paraan ng paghahain nito.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung kailangan mong patunayan ang isang lumang notaryadong dokumento at wala nang maabot na notaryo, matutulungan ka naming alamin kung saan hahanapin ang tala. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.