Obligado ang bawat notaryo na magsumite ng kopya ng kanyang mga notaryadong dokumento at tala sa tanggapan ng korteng nagbigay ng kanyang komisyon. Kaya kapag nawala ang kopya mo, ang unang lapitan ay ang Clerk of Court ng Regional Trial Court na may saklaw sa lugar na iyon. Dalhin ang pangalan ng notaryo, ang taon, at ang apat na numero sa dulo ng dokumento kung mayroon ka.
Nawala ang kopya mo ng isang deed, SPA, o affidavit na notaryado. Marami ang nag-aakalang wala nang paraan. Mayroon.
Bakit May Tala
Hindi nagtatapos ang tungkulin ng notaryo sa araw ng notarization. Obligado siyang magtala ng bawat gawaing notarial sa kanyang notarial register, at magsumite ng kopya ng kanyang mga notaryadong dokumento at tala sa tanggapan ng korteng nagbigay ng kanyang komisyon.
Kaya may pangalawang kopya ng dokumento mo sa isang opisyal na lugar — kahit sarado na ang opisina ng notaryo, kahit lumipat siya, at kahit pumanaw na siya.
Saan Pupunta
- Sa tanggapan ng Clerk of Court ng Regional Trial Court na may saklaw sa lugar kung saan may komisyon ang notaryo;
- Kung hindi mo alam kung saan, magsimula sa lugar kung saan ginawa ang notarization — nakasulat ito sa dulo ng dokumento;
- Sa mga napakalumang dokumento, may mga talaang naililipat sa pambansang imbakan ng mga tala — itanong ito sa korte kung wala sa kanila.
Ano ang Dalhin
- Ang pangalan ng notaryo at ang taon ng notarization — ito ang pinakamahalaga;
- Ang doc, page, at book number kung may kopya kang may nakalagay nito;
- Ang uri at pamagat ng dokumento at ang pangalan ng mga pumirma;
- Ang iyong valid ID; at
- Ang dahilan ng paghingi — may mga tanggapang nagtatanong nito.
Kahit photocopy lang o larawan ng dating dokumento ang hawak mo, dalhin ito. Ang mga numero roon ang pinakamabilis na daan sa tamang pahina ng tala.
Maghanda rin sa posibilidad ng paghihintay. Ang mga tala ay nakaimbak ayon sa taon at sa notaryo, at kailangan pang hanapin ang tamang libro at pahina. Kaya huwag itong ipagpaliban hanggang huling linggo bago ang deadline mo.
Kung Wala Kang Alinman sa Mga Ito
Mahihirapan ka, pero hindi imposible. Kung alam mo ang petsa at ang lugar, may pag-asa pa rin ang paghahanap. Kung wala ka man lang niyan, subukan muna ang ibang landas: humingi sa kabilang partido, sa ahensyang tumanggap ng kopya noon, o sa Registry of Deeds kung naiparehistro ito.
Praktikal na Payo
- Tumawag muna at itanong ang proseso at ang oras ng pagtanggap;
- Humingi ng certified true copy, hindi lang basta kopya;
- Kumuha ng higit sa isang kopya habang naroon ka;
- Mula ngayon, kunan ng larawan ang huling pahina ng bawat notaryadong dokumento mo.
Frequently Asked Questions
Puwede bang kahit sino ang humingi ng kopya? May mga tanggapang nagtatanong ng dahilan at ng kaugnayan mo sa dokumento. Kung ikaw ay isa sa mga pumirma o may malinaw na interes, mas simple ang proseso.
Paano kung hindi ko alam ang pangalan ng notaryo? Mahihirapan ang paghahanap. Subukan munang makakuha ng kahit photocopy mula sa kabilang partido o sa ahensyang tumanggap ng kopya noon, para makita ang detalye.
Nandoon ba ang lahat ng notaryadong dokumento? Ang layunin ng sistema ay ganoon, pero may mga talaang hindi kumpleto sa praktika, lalo na sa mga napakalumang taon. Kaya mahalagang may sarili ka ring kopya.
Katumbas ba ito ng orihinal? Ang certified true copy mula sa opisyal na tala ay may malaking bigat at tinatanggap sa maraming layunin. Itanong sa tanggapang pagsusumitihan mo kung sapat ito para sa kanila.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung nawala ang notaryadong dokumento mo at kailangan mo ito sa isang transaksyon, matutulungan ka naming alamin kung saan ito hahanapin. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.