Ang karaniwang panuntunan ay panatilihin ang employment records sa lugar ng trabaho nang hindi bababa sa tatlong taon. Kasama rito ang payroll, ang daily time record, ang kopya ng payslip, ang kontrata, ang mga porma at resibo ng SSS, PhilHealth at Pag-IBIG, at ang mga rekord ng leave at 13th month pay. Marami ang nagtatago nang mas matagal para sa sariling proteksiyon.
Sa isang inspeksiyon o reklamo, ang tanong ay hindi kung tapat ka. Ang tanong ay kung mapapatunayan mo ang ginawa mo. At doon, ang rekord lang ang nagsasalita.
Ano ang Dapat Nasa Lugar ng Trabaho
- Payroll — sahod, deduction at net pay ng bawat empleyado sa bawat pasahod;
- Daily time record — pasok, labas, at overtime;
- Kopya ng payslip;
- Kontrata at 201 file — ID, mga numero, at ang mga sulat tungkol sa posisyon at sahod;
- Rekord ng SSS, PhilHealth at Pag-IBIG — ang collection list at ang resibo ng bawat remittance;
- Rekord ng leave at ng 13th month pay; at
- Mga abiso at disiplinaryong papeles kung mayroon.
Gaano Katagal
Ang karaniwang panuntunan sa mga panuntunan ng Labor Code ay panatilihin ang employment records sa lugar ng trabaho nang hindi bababa sa tatlong taon. Pero may dalawang dahilan para itago nang mas matagal. Una, may mga usapin sa paggawa at buwis na mas mahaba ang panahon ng paghahabol. Ikalawa, ang mga rekord ng serbisyo ng isang empleyado ay maaaring kailanganin mismo niya pagkalipas ng dekada — halimbawa sa aplikasyon ng pensiyon.
Saan Ito Dapat Itago
Mahalagang salita ang “sa lugar ng trabaho”. Kapag dumating ang inspektor at ang lahat ng rekord ay nasa bahay ng may-ari, sa accountant sa ibang lungsod, o sa isang laptop na dala ng taong naka-leave, itinuturing itong pagkukulang. Magtago ng kopya sa establisimyento, kahit digital, na kayang ipakita agad.
Praktikal na Payo
- Isang folder kada empleyado, isang binder kada taon para sa payroll;
- i-scan ang bawat resibo ng remittance at ilagay sa cloud — ang papel ay nasisira ng baha, sunog at anay;
- huwag burahin ang rekord ng umalis na empleyado — siya mismo ang pinakamalamang na babalik na may reklamo o hihingi ng sertipiko;
- ilagay ang taon sa labas ng bawat kahon o folder para mabilis mahanap; at
- gumawa ng listahan kung sino ang may access sa mga rekord, dahil personal na impormasyon ang laman nito at saklaw ito ng Data Privacy Act, ang RA 10173.
Ang pagtatago ng rekord ay hindi kasing-abala ng inaakala. Ang mahirap ay ang pagbuo nito nang paurong, sa gitna ng isang inspeksiyon, gamit ang alaala at mga lumang mensahe.
Frequently Asked Questions
Gaano katagal dapat itago ang payroll record? Ang karaniwang panuntunan ay hindi bababa sa tatlong taon, at dapat itong nasa lugar ng trabaho. Maraming employer ang nagtatago nang mas matagal dahil may mga usaping mas mahaba ang panahon ng paghahabol.
Puwede bang nasa accountant lang ang lahat ng rekord? Panganib ito. Hinihingi na ang employment records ay nasa lugar ng trabaho at maipapakita kapag may inspeksiyon. Magtago ng kopya sa establisimyento kahit digital lamang.
Kailangan bang itago ang rekord ng umalis na empleyado? Oo, at ito pa nga ang pinakamahalagang itago. Ang dating empleyado ang pinakamalamang na maghain ng reklamo o humingi ng sertipiko at rekord ng serbisyo pagkalipas ng panahon.
Puwede bang digital lamang ang mga rekord? Karaniwang tinatanggap ang digital na rekord basta't kumpleto, mabilis maipakita, at may pananagutan sa seguridad ng personal na impormasyong nakapaloob dito.
This commentary is for general informational purposes only and does not constitute legal advice. For guidance specific to your situation, please consult a licensed attorney.
Kung gusto mong maayos ang sistema ng rekord ng negosyo mo bago pa may humingi nito, matutulungan ka naming ilista ang dapat mong itago. Maaari kaming ma-contact sa Viber o WhatsApp, tumawag sa 0995 433 5550, o mag-email sa vivasnobles@gmail.com. Inaasahan naming makausap ka.